Взаимосвязь функций управления на примере функции коммуникации

Рассмотрение любой деятельности в виде взаимосвязанных подпроцессов в теории управления принято называть процессным подходом. Применение процессного подхода к какой-либо человеческой деятельности позволяет выделить важные элементы этой деятельности, установить взаимосвязь между этими подпроцессами, выявить возможности повышения эффективности такой деятельности путем оптимизации: устранения ненужных (лишних) или неэффективных элементов процесса, выстраивания из необходимых элементов оптимальной последовательности. Как видим, процессный подход предполагает использование научного метода, описанного нами в 1-й книге этой серии. В качестве примера применения процессного подхода рассмотрим процесс коммуникации как еще одну важную функцию управления.

Процесс коммуникации, обеспечивающий обмен информации между субъектами, включает в себя различные подпроцессы, изображенные на рисунке —

Рисунок 17. Процесс коммуникации и его подпроцессы

Отметим, что не все авторы, занимающиеся изучением функций управления, рассматривают коммуникацию как равноправную управленческую функцию. Например, авторы американского учебника М. Мескон и др. «Основы менеджмента» относят коммуникацию и принятие решений к связующим процессам управления, объясняя это тем, что коммуникация (наряду с принятием решений) как бы пронизывает другие функции управления. Без обмена информацией невозможно планировать, немыслимо реализовать функцию организации, невозможно мотивировать работников.

На первый взгляд кажется, что авторы правы. Однако более пристальное рассмотрение любой функции управления показывает, что «пронизывание» одной функции других происходит не только у функции коммуникации и принятия решений, но и у всех других функций. Рассмотрим это утверждение на следующем примере.

Пусть вы решили узнать, как идут дела у вашего знакомого, с которым вы давно не общались. Давайте посмотрим, какие действия будут осуществляться вами в процессе коммуникации с вашим собеседником в этом случае.

Спрашивается, с чего это вы решили поинтересоваться делами вашего знакомого? Быть может, вам показалось, что вы слишком давно не говорили с ним из-за вашей занятости текущей работой. В любом случае, мы всегда можем обнаружить причину вашего желания связаться с вашим знакомым – налицо проявление функции мотивации. Вы можете быть мотивированы в своем желании расспросить своего знакомого о делах в силу чувства стыда – у вас дела идут нормально, и вы забыли о своем знакомом, который, быть может, нуждается в вас. Или же вам просто любопытно узнать, как продвигаются у него дела. Причин может быть несколько одновременно, но в любом случае мы говорим, что прежде чем вы надумаете пообщаться, у вас появляется в этом вполне конкретная потребность.

Когда вы выбирается подходящее время для общения и уточняете свои цели, становится понятно, что в этом случае реализуется функция планирования в отношении процесса коммуникации. Предположим, что исходя из ситуации вы решили отправить своему знакомому электронное письмо. Очевидно, что когда вы сделали выбор в пользу того или иного канала связи, вы реализовали функцию принятия решений. Если во время вашего электронного общения вы задали ряд вопросов своему собеседнику – как идут у него дела, нужна ли ваша помощь и т.д., вы, фактически, организовали процесс коммуникации, распределив роль каждого участника. Дошло ли ваше письмо, правильно ли понял вас собеседник, и масса других вопросов, которые вы решаете в ходе электронной коммуникации, говорят о том, что в процесс коммуникации реализуется и функция контроля. Как видим, функция коммуникации была бы неосуществима, если бы в процессе общения не были бы реализованы другие функции управления. Откуда можно сделать вывод, что разница между функциями управления по части глубины «пронизывания» одной функции другой трудно различима, все они тесно взаимосвязаны, а, следовательно, примерно равнозначны.

Как можно повысить эффективность коммуникации?

Во-первых, исходя из вышеприведенного анализа, становится ясно, что повысить эффективность коммуникации можно, если мы оптимально реализуем другие функции управления: мотивацию (вдруг ваш собеседник не захочет с вами общаться), организацию, планирование, принятие решений и контроль. Но и с содержательной точки зрения процесс коммуникации достаточно сложен. Например, вербальная коммуникация включает в себя речь, которая может быть более или менее эффективной.

Одним из подпроцессов коммуникации является процесс «слушания» собеседника. Несколько ниже представлена модель процесса слушания, использование которой позволяет повысить эффективность обмена информации.

В процессе коммуникации субъектов участвует такой важный подпроцесс, как запоминание информации. Если запоминание не очень эффективное, приходится терять дополнительное время на повторение процесса коммуникации. В связи с этим, мы рассмотрим более подробно процесс запоминания информации.

А пока не поленитесь – нарисуйте систему коммуникации, где будут присутствовать следующие элементы (если будут затруднения – загляните в любой ученик по менеджменту):

Отправитель, который готовит сообщение для передачи получателю (получателям) и кодирует свое сообщение для передачи его по выбранному каналу передачи информации (им могу быть я, когда пишу эту книгу и кодирую свое сообщение  в письменном виде с помощью русских слов),

Канал, по которому проходит закодированное сообщение (в моем примере – это письменная коммуникация, поэтому канал восприятия информации – это зрение получателя),

Получатель, который декодирует полученное сообщение и интерпретирует его, опираясь на прошлый опыт и свои взгляды на обсуждаемую тему (англичанину, возможно, если он не владеет русским языком, сначала нужно будет перевести текст с русского на английский, а прошлые представления  русскоязычного читателя в процессе коммуникации могут отличаться от моих),

Источник шума, который может мешать передаче информации на всех этапах коммуникации (это может быть шум от перфоратора соседа по квартире, ужасный почерк врача, выписывающего рецепт больному, а может быть приятный, и потому мешающий сконцентрироваться, запах из кухни и многое другое),

Подсистема обратной связи между получателем и отправителем, позволяющая уточнить полученное сообщение и, т.о., повысить эффективность коммуникации (описки в моей книге могут исказить смысл некоторых моих мыслей, и если читатель сообщит мне о них, например, по электронной почте, я смогу объяснить смысл того, что у меня написано, а также исправить опечатки в книги).

Да, к слову о шуме. В качестве шума, искажающего информацию, может служить неправильное произношение (приводящее к неточной кодировке информации). Например, когда вы сообщаете англоговорящему сообщение устно (каналом передачи информации в таком случае выступает воздух). Ниже представлена шуточная инструкция, которая позволяет начать исправлять неверное произношение английских слов и, т.о., уменьшить шум при кодировании информации и ошибках ее восприятия англоговорящим получателем.