Пишите просто и понятно

У большинства участников деловой переписки нет лишнего времени. Они стараются сэкономить каждую минуту и избегают деятельности, которая потребует от них дополнительных временных затрат. Им нужна краткая информация по сути вопроса, представленная в доступной форме. Поэтому соблюдайте следующие правила:

• Старайтесь писать короткими предложениями (не больше 20 слов каждое).

• Употребляйте знакомые собеседнику слова, не используйте узкопрофессиональную терминологию при общении с представителями другой сферы деятельности.

• Не будьте высокопарны, пишите так, как говорите. Например, не «По мере увеличения доходной части своего бюджета я решил приобрести в постоянное пользование новую электронно-вычислительную технику», а «Я стал получать много денег, поэтому решил купить новый компьютер».

• Простые слова и мысли воспринимаются лучше, например, вместо «во многих случаях» можно просто «часто»; вместо «исходя из вышеизложенного» пишите «поэтому».

• Глаголы, обозначающие действие, придадут вашему письму динамичность.

• Визуализированная информация, дополняющая текст (картинки, фотографии и пр.), ускоряет и облегчает восприятие и понимание. Используйте ее, если это уместно.

• Используйте конкретные слова и выражения. Заменяйте ими абстрактные и неопределенные слова. Например, вместо «Вскоре вы получите наше сообщение о предстоящем собрании» лучше написать: «Вы получите информацию о собрании, запланированном на 15 января, в течение трех ближайших дней».